logo

A helyszíni bejárás ellenőrző listája

logo
A helyszíni bejárás ellenőrző listája

Amikor a rendezvényed szervezed, akkor az egyik legfontosabb elem a helyszíni bejárás. Azonnal szembesülhetsz a lehetőségekkel és ezzel együtt a problémákkal is. A nem várt költségeket és az utolsó pillanatban szükséges változásokat is elkerülheted, ha nyitott szemmel járod körbe a leendő helyszínt.

Hogy mire figyelj?
 
 
1. Befogadóképesség

Tudnod kell, hogy mire van lehetőséged és mire nincs a létszámot szem előtt tartva.
A túl kicsi és a túl nagy sem megfelelő, úgy kell alakítanod a helyszínválasztást, vagy az adott helyszín elrendezését, hogy az passzoljon a vendégeidhez és azok szükségleteihez. (Gondolok itt a mosdók befogadóképességére, és az esemény alatti közlekedésre is.)
 

2. Engedélyek

Nyitott helyszíneken, közterületen, vagy egy extravagánsabb objektumban is felmerülhet az engedélyeztetés kérdése. Minden szükséges dokumentumra szükséged lesz már a szervezés elején, mielőtt még a célcsoportod tudtára hozod a helyszínt.

 

3. Beszállítók

Előre egyeztetned kell a beszállítóiddal, úgy mint például hang- és fénytechnika szállítójával vagy cateringet biztosító céggel. A helyszín néha becsapós lehet, mert a Te fejedben működik az elképzelés, amit szeretnél, viszont a megvalósítása már ütközhet akadályokba. A költségeid csökkentése érdekében ellenőrizd, hogy a helyszín maga milyen adottságokkal rendelkezik, mert valószínű, hogy spórolhatsz, ha szemfüles vagy. (Konyha, valamelyik technika, bárpult, színpad, és így tovább…)

 
4. A színfalak mögött

Van-e olyan helység vagy terület, ahonnan kényelmesen ellátható az összes háttérmunka?
Minden beszállítónak szüksége van némi területre, amely terület mérete és elhelyezkedése minden esemény alkalmával eltérő, illetve a cégen is múlik, hogy mit igényel. Van akiknek elegendő a kisebb hely, és van akiknek sokkal több terület szükséges, mint amire Te számítottál.

 

5. Időkorlátok

Tervezned kell az idővel is. Egy bizonyos idő az, amíg bepakolsz egy rendezvényre és felépíted azt, majd mégegyszer egy másik idő, amíg a bontás zajlik. Tisztában kell lenned mindkettővel, mert adott esetben drága lesz, ha figyelmen kívül hagyod az időintervallumokat, melyek között mozoghat a rendezvény.
A törvényi előírásoknak is meg kell felelnie a rendezvénynek, például a hang erősségére gondolok, nem beszélve arról, hogy a közelben lakókat nem zavarhatja a rendezvény, mert abból hamar kellemetlenség születik.

 

6. WIFI

Van a helyszínen telepített WIFI elérés, vagy Neked kell megoldanod ezt a roppant fontos kérdést?
Ha van, akkor jól működik és stabil a rendszer? Sem pénzben, sem a szolgáltatásod minőségében nem elhanyagolható ez a kérdéskör.

 

7. Reklámfelület és láthatóság

Előre tudnod kell, hogy mit és hova helyezhetsz el a területen, ahol dolgozol, illetve hogy az épületen kívül milyen reklámot és figyelemfelhívó eszközöket vethetsz be.
Az esetleges táblák, fények, stb. telepítése igényelhet plusz költséget, illetve azok rögzítését is tisztázni kell, mert a szakemberek megoldják, csak nem biztos, hogy abban a formában szabad.

 
Egy-egy sikeres üzleti rendezvény vagy találkozó megszervezéséhez nélkülözhetetlen tanácsokat, tippeket e-mailben küldjük el Neked.
Add meg a neved és e-mail címed és kattints a “Kérem az ingyenes anyagot” gombra.

Név*
Email*

 

 

Hozzászólások lezárva.

logo
logo
Adatvédelmi nyilatkozat | Kapcsolat