logo

5 ok, amiért fontosak a számok…

logo
5 ok, amiért fontosak a számok…

Az esemény szervezésekor roppant sok számmal kell dolgoznod, igaz, nem trigonometriai egyenletet kell megoldanod :), de ennek ellenére ügyelned kell rájuk, mert sokba kerülhet, ha rosszul kalkulálsz

 
5 tipp, hogy mely számokra érdemes figyelned:
 
 

1. A helyszíned befogadóképessége

Meghatározó adat, mely már a tervezés elejétől fogva lényeges, hiszen ezen múlik, hogy mennyi vendéged lehet az eseményeden.

A legfontosabb oldalága ennek az ültetés, mely összefügg a helyszín adottságaival és a programmal is.
A színházi ültetés a legtöbb fő befogadására alkalmas elhelyezést nyújtja, míg az iskolapados és a körasztalos elhelyezés szűkösebb korlátokat szab.

A legjobb, ha úgy választod meg a helyszínt, hogy a résztvevők számánál 10 %-kal nagyobb befogadóképessége legyen.

A másik fő szempont, amire a program szervezése közben figyelned kell, hogy a különböző funkciójú termek, szobák, hallok, stb. és a program után érdeklődők száma is megfelelő arányban legyen.

Például: 500 fős rendezvényre a jégszobrászt ne egy 100 fő befogadására alkalmas helységben helyezd el, mert biztos, hogy ha nem is 500, de 100-nál többen lesznek kíváncsiak rá.

 

2. Asztalok és székek területei

Az bútorok mennyiségét és típusait tekintve számolnod kell azzal, hogy jókora területet lefoglalhatnak a hasznos terület rovására.
Gondolnod kell még például a színpadra, büféasztalokra, bárpultra, és akár bizonyos esetekben kiállítói standokra.
Átlagosan csak az asztalok és székek a vendégeknek szánt terület kétharmadát is elfoglalhatják.

 

3. Folyosók, átjárók, közlekedési útvonalak

Egy terem férőhelyét kiszámolni az egy dolog, és egy másik pedig az, amikor a tömeg közlekedik a rendezvényed helyszínén.
A folyosók tekintetében az egyirányú közlekedés körülbelül 1 méter széles szabad helyet igényel, míg a kétirányú ennek a dupláját.

Arra is ügyelj a számolás közben, hogy ültetéskor a székek háta minimum 30-40 centiméterre hátrébb kell, hogy kerüljön az asztaltól.
Biztosíts elegendő helyet azoknak, akik felállnak, leülnek, elhaladnak, stb.

 

4. Mosdók

A legtöbb rendezvényhelyszín manapság úgy lett kialakítva, hogy a befogadóképességhez igazították a mellékhelységek kapacitását.

Régebbi helyszíneknél számolnod kell azzal, hogy amikor azok épültek esetlegesen nem is létezett törvényi előírás a mellékhelységekre nézve, vagy eleve nem gondoltak arra, hogy egy nagyobb létszámú esemény során milyen kihasználtsága lenne azoknak.
Nehéz úgy tervezned, hogy mi lesz, ha pl. minden vendég egyszerre akarna mosdóba menni…
Van erre egyszerűbb képlet is. Tegyük fel, hogy átlagosan 3 percet tölt egy vendég a mellékhelységben. Szorozd fel ezt a vendégeid számával, majd oszd el a “trónok” mennyiségével. Ez a szám percben mutatja meg azt, hogy a legrosszabb esetben mennyi az átlagos várakozási idő egyeseknek. Igen, most számolsz… :)

[“Gyorsmatek”: 3perc x 500 fő = 1500; 1500 / 20 (férfi és női wc-k száma) = 75 PERC!! – na ez az a pillanat amikor a szükség törvényt bont, és mindenkiben rossz érzések maradnak, meg kínos élmények…] >>> igen… jól látod… most már érted miért olyan fontos a matek? :)

 

5. Parkolási lehetőség

Jobb előre tudnod, hogy mennyi szabad hellyel számolhatsz.

Lényeges tényezők:

Egyedül mi használjuk az egész területet, vagy más is beállhat? >>> ha beállhat akkor mennyien, hogy, hova, mikor, stb.

Mikor jön és mikor megy a legtöbb vendég?  >>>  Segítség lehet, ha irányítva vannak a résztvevők.

Mozgássérülteknek fenntartott parkoló hely van-e? >>> Ha nincs, jelölj ki 2-3 helyet a biztonság kedvéért (“egyszóval kb. íratlan szabály, ami a szervezőkre nézve kötelező”).
 
 
Egy-egy sikeres üzleti rendezvény vagy találkozó megszervezéséhez nélkülözhetetlen tanácsokat, tippeket e-mailben küldjük el Neked.
Add meg a neved és e-mail címed és kattints a “Kérem az ingyenes anyagot” gombra.

Név*
Email*

 

 

Hozzászólások lezárva.

logo
logo
Adatvédelmi nyilatkozat | Kapcsolat